* Özgür YÜREKTEN, *  Bekir OĞUZ,*  İlknur DURGAR, * Kıvanç  DİNÇER

Üniversitelerde öğrenci kayıtlarına akademik ve idari birimler tarafından kontrollü olarak ulaşılabilmesini sağlayan Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemleri (ÖBYS) yaygın olarak kullanılmaktadır. Ülkemizde İnternet'in gelişerek daha büyük kitleler tarafından kullanılmaya başlanmasıyla birlikte daha önceleri ancak üniversiteler bünyesindeki yerel ağlara  bağlı terminallerden erişilebilen ÖBYS’ne İnternet üzerinden erişim sağlanması lüzümlu hale gelmiştir. Bu şekilde hem üniversite bünyesindeki kullanıcılara hem de dışarıdan sisteme erişmek isteyen kullanıcılara bir web tarayıcı üzerinden hizmet verilebilmesi sağlanır.

Bu bildiride Başkent Üniversitesi Mühendislik Fakültesi bünyesinde hizmet verecek İnternet erişimli bir Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi’nin tasarımı, mimarisi ve gerçekleştirilmesi sırasında edindiğimiz tecrübeler ve bu sistemin fonksiyonları ile ilgili bilgiler aktarılmaktadır.

Bu sistem Microsoft teknolojileri ağırlıklı olarak kullanılarak inşa edilmiştir. Windows NT işletim sistemi kurulu bir Pentium II PC üzerinde çalışan NT Information Server sunucu yazılımı İnternet üzerinden gelen istekleri düzenler. Sunucu ODBC gateway vasıtasıyla geri planda yer alan bir MS Access 2000 veritabanına kontrollü erişim sağlar. Sunucu üzerinde MS Active Server Pages (ASP) teknolojisi kullanılarak kullanıcı isteklerine göre veritabanı üzerinde sorgular oluşturulur ve dinamik olarak oluşturulan HTML sayfaları kullanıcının web tarayıcısı vasıtasıyla gösterilir. Veritabanına aynı zamanda VBA kullanılarak yazılan kullanıcı arabirimi vasıtasıyla da direk erişim mümkündür. Bu arabirim özellikle veri giriş işlemlerinde kullanılmaktadır. Sisteme direk veya İnternet üzerinden kontrollü erişimin  sağlanması için kullanıcı grupları ve her bir grubun yetkileri de ayrıca belirlenmiştir.

ÖBYS öğrenciler hakkında iki tür bilgi tutar. Bunlardan birincisi öğrenciye ait genel bilgilerdir. Bunlar üniversiteye girişte ÖSYM tarafından üniversiteye gönderilen ÖSYM  bilgileri ve öğrencinin fotoğraflı kimlik bilgilerinden ibarettir. İkinci kısım bilgiler öğrencinin akademik durumuyla ilgilidir. Öğrencinin dönem içinde kayıtlı olduğu dersler, sınav notları ve haftalık ders programı, geçmiş dönemlere ait karne bilgileri, danışmanı ve danışmanının öğrenci hakkında tuttuğu notlar, idari ve akademik kurullar tarafından öğrenci ile ilgili alınan kararlar bu bilgilere örnek olarak verilebilir. Ayrıca bu sistem öğrencinin  alması gereken dersler konusunda da danışmanları yönlendirebildiği için bir karar destek sistemi olarak ta kullanılabilmektedir.

ÖBYS aynı zamanda bölümler bünyesinde açılan  derslerin haftalık programlarını, öğretim elemanlarının ofis saatleri  ve haftalık programlarını takip edebilmeyi ve idari toplantı veya randevuların uygun gün ve saatlerde düzenlenmesini kolaylaştıracak bilgileri de bünyesinde barındırır. Akademik birimlerin iç işlerini ve resmi yazışmalarını hızlandırabilecek bir çok raporlamaların web tarayıcı vasıtasıyla otomatik olarak yapılabilmesini sağlar.

Aşağıda sistemin örnek ekran çıktılarından iki tanesi verilmiştir.